Projektverwaltung/Synchronisierung gesucht

[PhreakShow]

Hey Leute,

folgendes Problem. Bei uns in der Firma läuft die Projekt-Organisation auf einer Ordnerstruktur basierend ab. Wir haben eine Jobliste, auf die die Arbeitszeit gebucht wird. Auf unserem Server wird ein dem Projektnamen entsprechender Ordner angelegt, in den dann alles reinkommt was zu dem Projekt gehört (beispielsweise Schaltpläne, Einkaufslisten, Datenblätter von verwendeten Bauteilen, etc).
Das System an sich ist gut und einfach, das wichtige lagert dort wo man es sucht. Das Problem sind gewisse Experten und Haubentaucher, die lokal Dokumente erstellen und diese dann dort liegen lassen, statt sie auf den Server zu kopieren bzw zu verschieben. Ein weiterer Nachteil ist, dass Mitarbeiter die häufig unterwegs sind (wie ich zum Bleifisch) erstmal per VPN auf den Server müssen um die Dokumente abzurufen. Das dauert und ist lästig und je nach Firmennetzwerk, in dem man sich befindet, nicht immer möglich.

Ich suche nun eine Software (oder ein Bordmittel von Windows, das natürlich bevorzugt), mit dem ich das automatisieren kann. Der Benutzer soll seine Projekte auswählen können, diese werden dann auf seine lokale Platte übertragen und Änderungen in beide Richtungen abgeglichen. Wenn das Projekt "durch" ist, soll man das in der Software abwählen können und der lokale Datenbestand landet im Nirvana, während auf dem Server alles liegen bleibt.
Es muss auch möglich sein, dass mehrere Mitarbeiter das gleiche Projekt abonnieren. Bei Änderungen zweier Clients an der selben Projektdatei reicht ne Warnung.

Das ganze am liebsten für Windows Server, nur Not aber auch fürn Linux. Clients sind 90% Windows 7 Rechner, evtl auch ein Mac.

Probiert habe ich bisher:
dropbox - fällt raus, Daten müssen innerhalb der Firma lagern
TeamDrive - macht nich genau das, was ich will
owncloud - macht auch nicht genau das, was ich will
SyncToy - An sich nicht schlecht, es fehlt leider eine Übersicht an verfügbaren Projekten

Gibts da noch was anderes, brauchbares, unter den gefühlt 10³² verschiedenen Sync-Tools?

 

[dekahedron]

ein gutes Tool ist SyncbackPro. Ich benutz es allerdings nur fuer automatisierte backups. Ob es deinen anforderungen genuegt, weiss ich nicht. Ist allerdings von allen mir bekannten synctools, das mit den meisten Funktionen.

Nebenbei angemerkt: Eure Projektverwaltung ist eigentlich Standard in vielen Firmen. Wenn da ein Mitarbeiter querschiesst und seine Daten permanent meint lokal speichern zu muessen, wuerd ich ihn fuer ne woche in unbezahlten Urlaub schicken. Wenn er danach immer noch der Ansicht ist, gegen Firmenpolitik verstossen zu muessen und mit seiner amateurhaften Attituede, Datenbestaende gefaehrdet... Wird er halt ne Gehaltsklasse zurueckgestuft. Oder gekuendigt...

 

[konfetti]

Ja, aber Je nach OS das ihr nutzt könnt ihr doch auch z.b. die in Win7 integrierte Funktion für Offline-Dateien nutzen
vlt. hilft das ja schon?

 

[PhreakShow]

Offline-Dateien funzen nicht so wie ich mir das vorstell. Das Abonnieren von Ordern auf dem Server, schön und gut, aber die Rück-Richtung passt nicht.

Das Ding is, es ist nicht nur ein Mitarbeiter. Es sind schon mehrere, und das nicht aus böswilliger Absicht. Es passiert halt. Das Problem ist, wenn du beim Kunden sitzt und was brauchst, nützt dir das nicht viel. Man könnte die Disziplin einfordern, ja. Aber Fehler passieren nunmal, und wenn mans automatisieren könnte, wieso nicht.

 

[dekahedron]

Wenn ich das richtig kapiert habe, dann brauchst du kein synctool. Denn damit kannst ja kein realtime-abgleich mit grade offenen datein machen. Im prinzip willst ne art eingabemaske, wo user ihre dateien "anmelden" und dann "bearbeiten". Damit die dann zurueckgesichert werden und aufm server alles synchron gehalten wird? Ich will dir nicht zu nahe treten, aber dirs schon klar, dass dieses prinzip eigentlich die aufgabe eines zentralen fileserver ist? Wenn alle ihre daten dort ablegen, dann geht das doch eh schon. Wenne dann noch ne moeglichkeit brauchst, remote darauf zuzugreifen, da gibts dann sicher unterschiedliche moeglichkeiten. Zb. das simpelste: nen ftp account fuer den admin, der auf den datenbestand zugriff hat. Wichtig is nur, dass die user ihre daten ablegen wo sie gefunden werden koennen.

 

[konfetti]

Ja, aber das is ja das Dilemma, die User legen es eben nicht dort ab.
Im Prinzip braucht er dann schon ein Sync-tool, so haben die User die Dateien dabei und dann müsste kontrolliert werden, welche Version wie ausschaut, wenn mehrere dran arbeiten.
Die nächste Frage, wäre Sharepoint dann nicht etwas ? - da hast Du auch gleich die Versionierung.

Das man über ein VPN aufs Firmennetzwerk zugreift ist nichts neues, machen unsere Berater genauso, in Zeiten von UMTS ja nicht mehr wirklich schlimm

 

[dekahedron]

ne. ein synctool reicht nicht. Das gleicht die files doch nur ab, wenn halt der abgleich gemacht wird. also zB nachts. Und nur dann wenn die workstation auch laueft. Wenn ein mitarbeiter seine daten lokal speichert, den rechner dann runterfaehrt und nach hause geht, dann sind die daten nicht erreichbar. Deshalb macht man ja nen zentralen fileserver, wo alle daten liegen. Damit die dann jederzeit und ueberall verfuegbar sind. Sobald mitarbeiter ihre daten lokal speichern geht eigentlich nix mehr. Sowas geht einfach nicht und darf auch nicht sein.

 

[konfetti]

Er hat doch schon eine zentrale Dateiablage - Aber wenn die Mitarbeiter das nicht machen kann man nur mit Sanktionen erziehen, wie auch immer diese dann aussehen... - das ein Backup der Daten nur an zentraler Stelle möglich ist, is ja klar.

Dennoch frage ich mich, was gegen die Verwendung von VPN spricht?

 

[H_M_Murdock]

Sharepoint?
Wird bei uns als Basis für einen virtuellen Projektraum genutzt sodass interne & externe MA am selben Projekt zusammenarbeiten können.

Das Problem mit Daten die von Mitarbeitern falsch abgelegt werden haben wir hier auch. Da gab's vor nicht allzu langer Zeit ein sehr deutliches Schreiben vom Chef 2 Ebenen weiter oben mit dem Hinweis darauf dass die korrekte Ablage der Daten verpflichtend ist und auch disziplinarische Schritte drohen können.

Manchmal hilft nichts anderes, du kannst den Daten nicht überall hinterher laufen.

 

[PhreakShow]

Sharepoint ist ziemlicher overkill, sieht aber MS-typisch nach einer runden und funktionierenden Sache aus. Das scheint aber eher auf Funktionalität im Browser ausgelegt zu sein, wenn ich mir das so anguck.

Gegen die Verwendung von VPN spricht nichts, im Gegenteil, ohne VPN geht bei uns gar nix. Outlook werde ich da demnächst ausgliedern, Outlook Anywhere is schon ne geile Sache.

Im Prinzip wär so ein System wie bei dropbox genau das richtige. Dort machste einen Haken bei den Ordern (aka Projekten) die du abonnieren willst, und der hält die Datenbestände aktuell. Wenn der Haubentaucher dann sein Dokument lokal ablegt, wirds trotzdem im Projekt aktualisiert. Und viel geiler, für die Dauer des Projekts werden die lokalen Projektordner immer aktuell gehalten. Wenn das Projekt durch ist, nimmt man den Haken bei dem Projekt wieder raus und löscht den lokalen Bestand. So stell ich mir das grad vor

Also such ich eine Software wie dropbox, nur dürfen die Daten das Firmennetzwerk (Intranet und VPN) nicht verlassen. Die Software kriegt einen Pfad zu unseren Projekten mitgeteilt (beispielsweise \\fileserver\entwicklung).
Jeder Client hat dann ein Auswahlmenü für $Projekt0, $Projekt1, $Projektn. Das muss es doch geben, in brauchbar

 

[D€NNIS]

Warum hast Du Teamdrive als Option ausgeklammert?
Mit Teamdrive lässt sich das bewerkstelligen was Du grad eben beschrieben hast und es besteht die Möglichkeit seinen eigenen Teamdrive Server zu hosten.
So mache ich es derzeitig bei uns in der Firma auch, Teamdrive läuft dabei auf unserem vServer also auf Space über den wir sozusagen Hoheitsrechte haben. ^^

Auch Owncloud in Verbindung mit dem Syncclient kann im Prinzip das leisten was von Dir beschrieben wurde.

 

[PhreakShow]

Wenn ich Teamdrive am Server installiere, hab ich dort keine Option um dem Programm zu sagen was er tun soll. Ich stelle mir das so vor, dass ich zB dem Server sage nimm D:\entwicklung als Hauptverzeichnis, da liegen alle Projekte drin. Der User kann dann sehen, was in diesem Ordner für Projekte liegen und setzt einen Haken bei dem, was er gern syncen möchte.

Bei TD muss ich für jedes Projekt einen Space erstellen, wenn ich das richtig sehe? Bei Owncloud ist es das gleiche?

 

[D€NNIS]

Mit der Proversion von TD kann man soweit ich weiß auch einzelne Verzeichnise innerhalb eines "TD-Space" zur Synchronisation auswählen.

 

[PhreakShow]

Vor allem ist das alles eine Client-Geschichte. Es macht aber null Sinn, auf der Clientseite die Projekte in einen Space zu legen, wenn alle Daten auf dem Server lagern. TD bietet das nicht an, serverseitig sind die Daten nicht mal im Klartext gespeichert.

 

[D€NNIS]

TD bietet das nicht an, serverseitig sind die Daten nicht mal im Klartext gespeichert.

Was natürlich darin begründet liegt das man für gewöhnlich mit TD über nicht vertrauenswürdige Netzwerke hinweg synchronisiert und deshalb ist es in den meisten Anwendungsfällen eher ein Vorteil als denn ein Nachteil.

Abgesehen von Owncloud, der momentan vielversprechensten Alternative zu Dropbox käme sonst vielleicht noch Sparkleshare in Betracht.

SparkleShare - Self hosted, instant, secure file sync

 

[H_M_Murdock]

Du kannst Sharepoint-Freigaben auch direkt aus dem Windows Explorer heraus verwenden (basiert auf WebDAV) und z.B. auch gewisse Teile an Outlook anbinden (Kalender z.B.).
Aber es ist auf jeden Fall auch ein komplexes Thema.

Allerdings halte ich es bezüglich der Datenhaltung für sinnvoller den Usern Disziplin einzubläuen als dem Datenbestand hinterher zu laufen, schließlich erfordert auch eine (Cloud-)Synchronissation dass nach gewissen Regeln mit selbiger umgegangen wird.
Ich kenne eure User nicht aber bei vielen fehlt das grundlegende Verständnis für das Prinzip der Datenablage.
Mit Netzlaufwerken und Verknüpfungen direkt zum Projektverzeichnis lässt sich da ja schon einiges erleichtern.

 

[PhreakShow]

Ja, Disziplin werde ich den Jungs und Mädels schon beibringen. Dennoch wäre ein gewisser Automatismus nicht schlecht. Ist mir auch schon oft passiert, dass ich zum Kunden musste, aber vorher das Projektverzeichnis nicht lokal auf meinen Rechner kopiert hatte. Gut, dank UMTS und VPN kann man da noch ne gewisse Abhilfe schaffen, das geht aber nicht immer. Mit nem automatisch synchronisierten Projektordner passiert das halt gar nicht erst

 

[D€NNIS]

WebDAV unter Windows ist allerdings mit Vorsicht zu genießen, wirklich reibungslos funktioniert das nicht und beim kopieren größerer Datenmengen gibt es immer mal wieder Probleme oder das Volume verschwindet plötzlich im Explorer, zumindest entspricht das meiner Erfahrung mit WebDAV.

Ich würd Dir auch empfehlen deine User entsprechend mit etwas Nachdruck zu instruieren oder die Datenorgansisation vielleicht ein wenig an die Möglichkeiten der hier bereits genannten Programme anzupassen.
Du kannst zusätzlich ja immer noch die Synchronisation forcieren z.B per Skript oder Taskplanerjob wenn z.B ein Mitarbeiter versehentlich oder aus Schludrigkeit die Daten nur lokal sichert.
So etwas könnte man "nice & easy" beim Herunterfahren von Windows realisieren, z.B mit FreeFileSync oder eben auch dem bereits genannten SyncBack(Pro)

FreeFileSync beinhaltet (wie viele andere ähnliche Tools) auch ein RealTimeSync Tool mit dessen Hilfe permanent bestimme Verzeichnise auf Änderungen hin überprüft werden und Änderungen mit einem vorher definierten "Target" synchronisiert werden.

 

[PhreakShow]

Das größte Problem aller bisher getesteten Tools ist, dass man pro Sync-Job nur einen Ordner auswählen konnte. Man müsste also für jedes Projekt erstmal auf Neuer Job, Ordner hinzufügen, $Pfad eingeben, bestätigen, Feuer.
Das geht überhaupt nicht klar, ist zu aufwändig und umständlich das für jedes Projekt machen zu müssen.

Gestern bin ich auf PureSync gestoßen. Dort hakt man einfach an, was man will, und schon wird alles unter dem Job "Entwicklung" abgeglichen.
Exakt das, was ich suche. Wenns das jetzt noch als Freeware gibt, mach ichn Fass auf

 

[dekahedron]

mehrere Ordner sind auch mit anderen synctools keine Sache. Ich hab mit SynbackPro ein dutzend Ordner angegeben, die dann alle in einem Job zusammengefasst werden. Fuer jeden einzelnen kann alles moegliche festgelegt werden (startup scripts, end scripts, email, ftp and whatnot). Ist allerdings ein Parametergrab, aber fuer 50$ auch "freeware". Is natuerlich kein Ersatz fuer das hier ;-)

 

[PhreakShow]

Geiles Ding, das häng ich an meinen Arbeitsplatz. Wer nicht spurt, kriegt einen Outlook-Termin "vom Admin geißeln lassen" eingestellt

PureSync in der Pro kostet 15€. Evtl lass ich die nächsten Tage mal SyncBackPro gegen PureSync Pro antreten und schau, wer weniger Daten vernichtet

 

[b0ba16]

Schau dir mal Sharepoint Foundation(kostenlos) in Zusammenarbeit mit dem Sharepoint Workspace(Client). Ein Einmalaufwand der sich lohnt

 

[bawder]

ein sync tool dass den PC nach excel, docx usw. scannt und auf den server lädt. cobian z.b.

 

[Arthur_Dent]

Ich bin momentan ziemlich begeistert von Windows Live Mesh 2011. Kann über Dropbox syncen, aber auch zwischen zwei Rechnern direkt.

Grüße, AD