[Ungelöst] IMAP Konto sichern, aber wie ?

[Fishburn]

Servus Leute,

Ich habe einen Kunden der sein IMAP Postfach als halbes DMS hernimmt. Leider ist ein Postfach auf 6 Mitarbeitern drauf und es kommt immer wieder dazu, dass eine Dame etwas löscht, verschiebt usw. was sie eigentlich nicht sollte.

Mails gehen ja per se nicht verloren, davor läuft ein Archiv aber die ganze Sortierung geht natürlich verloren bzw. ist durcheinander.

Jetzt möchte der Kunde das IMAP Postfach immer sichern, vielleicht alle 3 Stunden oder so. Speicher ist genug vorhanden, muss also nicht unbedingt ein differenzielles Backup sein, also gerne auch nur Vollsicherungen.

Muss natürlich komplett automatisch gehen, und am besten wäre natürlich gleich eine PST Datei die man nur einbinden muss.

Hab schon mit paar Herstellern telefoniert, aber die bieten das nicht an sondern holen auch nur die Mails ab wie das Archiv was eh schon läuft. Brauche wirklich eine Sicherung mit kompletten Abbild.

Jemand eine Idee?

 

[Eye-Q]

IMHO sollte, bevor so etwas auch nur angedacht wird, was wieder Kosten verursacht, die Verwendung eines IMAP-Postfachs mit sechs Personen als quasi-DMS hinterfragt werden. Es gibt mit Sicherheit kostengünstige DMS für so kleine Firmen. Natürlich ist das mit Umstellungs- und Schulungsaufwand verbunden, irgendwann wird aber der Postfachanbieter mit hoher Wahrscheinlichkeit so eine Nutzung nicht mehr zulassen und dann kommt's zum großen Knall. Gibt es noch irgendwelche anderen Probleme, die sich aus dieser Falschnutzung ergeben? Wenn Du möglichst viele Punkte herausarbeitest, die durch ein echtes DMS gelöst werden können, dürfte die Argumentation leichter fallen.

 

[Liesel Weppen]

Vielleicht eher das Problem lösen, statt Symptome bekämpfen?

Warum sind 6 Leute auf einem Postfach? Soll das "DMS" denn für alle 6 Leute zur Verfügung stehen? Dann muss man aber so oder so damit rechnen, das irgendjemand was verschiebt, was sich dann für alle ändert. Das wäre ja auch in einem richtigem DMS so.

Warum gibst du dem(njenigen, der/die das als DMS missbraucht nicht einfach ein eigenes Postfach, wo er seinen DMS-Krampf ungestört ausleben kann?

Wie/wozu willst du eine PST-Datei für ein Backup verwenden? Das wäre ja auf Clientseite. Du nutzt aber Imap, also solltest du das Backup auch auf dem E-Mail-Server machen, nicht auf irgendeinem Client.
Wenn du so ein "Backup" auf einem Client wiederherstellst, wird es doch bei der ersten Verbindung zum Server sofort wieder mit dem Zustand des Servers überschrieben. Eben gerade ja weil IMAP.

Ist ja fast so schlimm wie der eine Entwickler der damals den Windows-Papierkorb als Sourcecoderepository genutzt hat, weil man dort mehrere Dateien mit gleichem Dateinamen parallel haben kann.

 

[VorauseilenderGehorsam]

Ich bin für ein ordentliches requirement engineering inkl use cases

 

[passat3233]

Ich würde da auch das Problem lösen anstatt Symptome zu bekämpfen.
Problem: Ihr habt ein Auto mit 4 Sitzplätzen und transportiert damit regelmäßig 6 Erwachsene.
Nun kommn die sich ständig in die Quere und anschnallen können die sich auch nicht alle.
Nun sucht ihr eine Lösung für das Problem, z.B. wie man da 2 weitere Sitze und 2 weitere Sicherheitsgurte einbauen könnt.
Das ist aber der falsche Ansatz.
Die Lösung ist:
Auto verkaufen und eines mit 6 Sitzplätzen kaufen.

Ein IMAP-Postfach oder auch nur irgendein anderes Postfach ist KEIN DMS und taugt auch nicht dafür.
Das ist wie, wenn jemand anstatt mit Word mit Excel Briefe schreibt.
Ja, das geht, aber ist ziemlich umständlich und Excel ist dafür auch nicht gedacht.

Die Lösung für das Problem ist, ein anständiges DMS-System anzuschaffen.
So etwas gibt es auch für Kleinunternehmen.

 

[Fishburn]

Naja gut ich muss wohl doch etwas ausholen, also das ist eine Firma die Immos verwaltet. Jetzt haben die ein Postfach info@.... hier läuft einfach alles rein, Anfragen, Abrechnungen, Rechnungen .. wirklich einfach alles.

Jetzt haben 6 Mitarbeiter das Postfach, und die Buchhaltungsfrau schnappt sich die Rechnungen aus dem Postfach und schiebt sie in den Ordner "noch zu zahlen" und wenn sie bezahlt sind in "bezahlt". Sehen alle anderen 5 Mitarbeiter die Rechnung obwohl sie nichts damit anfangen können ... ja und das ist scheiße. Aber das Unternehmen ist einfach so gewachsen. Man müsste jetzt für alle Rechnungen die Lieferanten anschreiben bitte auf Rechnung@.... schreiben. Das gleiche gilt dann für Nebenkosten Abrechnungen usw. Teilweise ist aber auch so das 2-3 Mitarbeiter das gleiche machen.

Sie benutzen also wirklich das eine Postfach mit Unterordner für ihre komplette Verwaltung. Suche ich nach 3 Jahren eine Rechnung ist sie unter "bezahlt" eben noch drin.

Ist für Arsch, aber das zu entknoten und so einzurichten das alles mit Stellvertreter Reglung funzt ist einfach die Hölle. Und der Mehrwert hält sich echt in grenzen, die 50-100 Mails pro Tag schaffen die locker.

Du nutzt aber Imap, also solltest du das Backup auch auf dem E-Mail-Server machen, nicht auf irgendeinem Client.

Nee das geht recht easy, letztes mal als die das Postfach zerschossen habe habe ich komplett alle Mails von IMAP gelöscht, dann war der Server leer. Hab die PST Datei lokal eingebunden, die Mails ins IMAP verschoben und dann hat er alles Mails hochgeladen und mit den anderen Clients gesynct. Ging ohne Probleme, dank schnellem Internet auch so nicht der Akt.

 

[passat3233]

Ich würde da tatsächlich getrennte Postfächer anlegen.
Beispielsweise Buchhaltung@tld.de
Und alle Lieferanten in ein Adressbuch stopfen und dann eine allgemein gehaltene Mail erstellen z.B. mit
"Sehr geehrte Geschäftspartner, unsere Emailadressen haben sich geändert:
-.....
Bitte benutzen Sie ab sofort nur noch die neuen Mailadressen...
MfG...

Und diese Mail wird an das Adressbuch per bcc gesendet, dadurch wird eine Massenmail generiert, die an jeden Geschäftspartner geht.
Die Mail erstellt man also nur genau 1 mal und man sendet die auch nur genau 1 mal.
Und dank bcc sehen die Geschäftspartner auch nicht, an wen die Mail sonst noch gegangen ist.

 

[Supaman]

Die sinnvolle Lösung heisst eigener Mailserver. Dann kann man auch die Rechte für die Ordner so setzen, das bestimtme User nur lesen, aber nichts verändern dürfen. Wenn man den MS selber im Haus hat, kann man auch schön Backups machen.