Meetings sind ein leidiges Thema... da haben eh alle die gleichen Probleme.
Das machen wir jetzt auch schon
Das "Problem" sind tatsächlich eher die internen Meetings. Die Agenda ist eigentlich auch klar, aber es verläuft sich immer wieder
Dann sollte jemand bestimmt werden um das Meeting zu leiten. Gerade dieses "Verlaufen" wenn dann alle anfangen irgendwelche Geschichten und Anekdoten zu erzählen, um den Brei herumreden und eigentlich nichts produktives geschieht ist extreme Zeitverschwendung. Für viele sind Meetings leider sowas wie ne kurze Pause, da wird nicht mit Ernst ran gegangen - daher muss jemand den "Vorstand" machen und das ganze anleiten. Sobald die Teilnehmer in Themenverfehlung abdriften muss jemand das Wort wieder aufs wesentliche lenken und versuchen das Gespräch immerwieder in die produktive Richtung zu schieben. Ich schicke Teilnehmer die stören oder nichts beizutragen haben auch wieder an den Arbeitsplatz...
Für gewöhnlich bin ich es, der Meetings ansetzt also ich leite die sowieso immer an. Aber auch "fremde" Meetings kann man einfach kapern wenn niemand von sich aus das leading macht - einspringen und den Moderator machen.
Wenn zu viele dabei sind die das Meeting nicht ernst nehmen und meinen das ist ne Kaffe-Tratsch-Pause mit vielen Teilnehmern, sollte man die auch erst garnicht nichtmehr einladen bis sie verstanden haben wozu sowas gut ist. Ich hab schon ganz oft erlebt (auch bei erfahrenen Führungskräften) das ein Meeting nur als zusammensitzen und Worte austauschen verstanden wird. Das dies aber ein produktiver Prozess während und unterstützend zur folgenden Arbeit ist, verstehen viele garnicht. Die muss man dann drauf hinweisen für was Meetings gut sind und sie auch ausladen bzw. garnicht erst einladen wenn das nicht ankommt. Bei mir sind bzw. waren es immer die selbten Mitarbeiter die den Kasper machen wollten oder zu tratschen angefangen haben.
Als diese Personen nichtmehr zu Meetings eingeladen wurden, ich dann deren Assistenten oder die Junior´s eingeladen habe und im natürlich folgenden Gespräch dann die verwunderten Gesichter aufgeklärt hatte, hat sich auch die Meeting-Kultur verbessert. Oft hat man diesbezüglich ja das Problem das man "diese eine Person" im Meeting braucht - wenn man aber 100%ig vorab schon weis das der wieder nur labern wird und nix raus kommt, einfach die nächst beste Person aus dessen Team einladen. Das mögen zB Abteilungsleiter überhaupt nicht und merken sich dann ganz ganz schnell was sie tun müssen damit niemand "von unten" zum Meeting geladen wird, statt dem Abteilungsleiter selbst.
Ich hab irgendwann angefangen Meetings ein wenig ala Tesla zu führen... nicht wirklich Spaßig oder nett aber ich muss sagen: In meetings lass ich den Diktator raushängen. Ich hab keine Zeit zu verschwenden (und eigentlich auch sonst keiner meiner Mitarbeiter) und somit funktionieren Meetings bei mir in der Firma mitlerweile sehr gut.
Ich hab aber die Position um das zu steuern, mich fragt dann keiner ob ich der neue Chef werden will... aber wenn man die Position noch nicht inne hat, sind da Änderungen an der Meeting-Kultur wohl wesentlich schwerer durch zu bringen, wenn die Chefetage keine Rückendeckung bietet.
meine wichtigsten Tipps für interne Meetings:
- eine Person als "Moderator" aufstellen (lassen)
- nur die Mitarbeiter einladen die auch die zu besprechenden Dinge zu entscheiden bzw. zu wissen haben
- nur die "oberen" einbinden und diese als Multiplikatoren für deren Teams nutzen, blos keine "gewöhnlichen" Mitarbeiter zu Entscheidungsmeetings holen... die fühlen sich dann nur wichtig und haben idR nix produktives beizutragen (außer es geht nicht anders da zB der Abteilungsleiter ein typischer Störenfried in Meetings ist)
- vorab eine Agenda verteilen, im optimalfall sogar mit vorgegebener Timeline bzw. Chronologie und das dann auch durchziehen
- eigene Punkte für die Agenda in eigens dafür vorgesehenen Timeslots einbringen und bei "zwischendurch" aufploppenden Beträgen unterbinden und auf den entsprechenden Timeslot verweisen
- Geschwafel / Geschichten unterbinden und Gespräch aufs Thema lenken
- immer wieder ins Gespräch eingreifen! Auch mal harsch, wie der Lehrer in der Schule der mit Kreide an der Tafel kratzt. Sobald es DICH nervt, nervt es auch alle anderen! Oft lässt man das Gelaber aus Höflichkeit zu... aber das ist in Meetings welche ja idR bezahlte Arbeitszeit sind absolut unangebracht und muss unterbunden werden wenn man Meetings halten will, die auch was bringen.
Meist scheitern gute Meetings garnicht an den Teilnehmern - die lassen sich ja für gewöhnlich eh steuern. Meist scheitern Meetings an den Organisatoren welche die Meetings einberufen und dann nicht in der Lage sind, das auch zu steuern. Da muss man "auf den Tisch hauen" und einfach drauf pochen wie das Meeting zu laufen hat.
Menschen sind Menschen und bleiben Menschen. Setzt man viele davon an einen Tisch, fühlen sich Erwachsene plötzlich wieder wie in der Schule oder gar wie in geselliger Runde und fangen an zu tratschen. Da hilft nur die harte regelnde Hand bzw. das Kratzen mit der Kreide an der Tafel
