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Welches DMS für Privatnutzung

RedMoon

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Evtl. für den einen oder anderen interessant. Allerdings wird bisher nicht erwähnt welche Einschränkungen die Home Free ggü. der Home hat. Habe da mal angerufen.. mal sehen ob die das ändern..
so ganz free ist das nicht. Sieht mir viel mehr nach Bauernfängerei aus, wenn das mit dem Abo stimmen sollte


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Cantello

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Naja, es gibt Home und Home Free, letzteres scheint dann mit Einschränkungen dauerhaft kostenlos zu sein.
Ich hatte es kurz ausprobiert, allerdings trotzdem noch viel zu umfangreich für mich, da bleibe ich lieber bei paperless.
 

RedMoon

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Die Seite wurde jetzt überarbeitet. Die Free Version unterstützt leider nur 500 Dokumente (genau so viele wie ELO Office Free).
Aber der Showstopper für mich ist, dass sich der Installationspfad nicht anpassen lässt. Man kann die Software nur im Root-Verzeichnis installieren und muss dann den Programmordner explizit im Virenscanner whitelisten. Solches Vorgehen konnte man noch zu Windows 3.x Zeiten tolerieren, aber heute bin ich bei so etwas sehr eigen und unterstütze es nicht, wenn Software sich an Betriebssystemstrukturen vorbei, selber "eine Umgebung im OS" aufbaut. Leider machen das noch zu viele Softwareschmieden so, vor allem im Bereich der Business-Software.
 

kt1

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PaperOffice verfolge ich schon eine ganze Weile. Früher war ein no-go, dass es online die Lizenz verifiziert - und wenn der Anbieter weg vom Fenster ist, kam man nicht mehr ins Programm. Das scheint nun - wie vieles anderes auch - deutlich verbessert zu sein. Allerdings scheidet das Abo-Modell für mich aus, denn wenn man dieses kündigt, hat man schwuppdiwupp keinen Zugriff mehr auf seine Daten. Dennoch mach PaperOffice aus meiner Sicht schon sehr vieles richtig. Nur halt leider nicht alles:

Nun trifft es sich ja gut, dass 1.) nun auch eine Home-Version erhältlich ist, 2.) diese seit ein paar Tagen auch als Kaufversion erhältlich ist (250 EUR), und 3.) bis 31.12. ein Rabattcode existiert, mit dem man 50% Discount bekommt. Damit hätte man ja an sich schon mal viel gewonnen, käme jedenfalls dauerhaft an seine Daten dran. Allerdings kann ich noch nicht beurteilen, ob man auch die Plus-Subscription braucht, damit gibt es dann monatliche Updates, zukünftig offenbar Webzugriff und mobile Versionen. Wenn man die Subscription zukaufen könnte, wann es gerade passt, wäre das ja noch okay, aber wenn man sie nicht permanent bucht, soll man nach über einem Jahr Pause Strafgebühr zahlen oder die Vollversion erneut kaufen. Das ist dann schon schwerer kalkulierbar - und zudem auch bei 50% Rabatt mit jährlichen Kosten von 120 EUR verbunden. Plus den initialen Kauf.

Was dann nun gar nicht geht: die Home-Version ist auf 25.000 Seiten (Seiten, nicht Dokumente) limitiert. Wenn ich mein Archiv der letzten paar Jahre reinschiebe, liege ich schon knapp drüber. Aber ich schaffe doch kein DMS an, wenn ich nicht alle meine Bestandsdokumente auch mitnehmen kann ...
Also muss die große TEAM-Version her. Reine Aboversion reicht mir nicht (siehe oben), also 500 EUR Kauf - derzeit abzüglich 50%. Nur kostet dann pro User die Subscription gleich 20 EUR im Monat, 240 im Jahr ... und an der Stelle bin ich dann doch wieder raus. Wenn nur das Seitenlimit für die Home-Version höher läge, wäre ich sofort dabei, es funktioniert nämlich mit SQL-DB auf der Synology durchaus prima.

Zwei Probleme habe ich mit allen DMS, die ich in den letzten Jahren getestet habe:
1.) Import: so gut wie kein DMS übernimmt beim Import aus der Ordnerstruktur sinnvoll den Dateinamen UND den Timestamp. Alle Dokumente haben dann das Datum des Imports, und damit sind Suchen und Sortierfunktionen in Ordnern mit den Dokumenten der letzten Jahre obsolet.
2.) Export: ja, auch PaperOffice kann das Archiv schön exportieren, damit kommt man immerhin ein wenig aus dem Vendor-Lock raus. Aber: auch hier kann man keinen sinnvollen Dateinamen generieren - dabei wäre das mit Kreditor Tag Datum etc. so einfach, z.B. "Amazon Rechnung Spülmaschine 20211227.pdf" etc. ... also doch irgendwie Vendor-Lock.

So schön die DMS alle sind: ich glaube, ich bleibe doch erstmal bei der Filestruktur und meinem Directory Opus-Explorer, mit dem ich auch schnell suchen kann. Tesseract bzw. synOCR auf der Synology machen brav OCR, funktioniert auch gut.
Und jedesmal, wenn ich von einem schönen DMS lese oder es eine neue Version gibt, teste ich es, und jedesmal ärgere ich mich über die vertane Zeit ... ;-)
 

mfricke

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1.) Import: so gut wie kein DMS übernimmt beim Import aus der Ordnerstruktur sinnvoll den Dateinamen UND den Timestamp. Alle Dokumente haben dann das Datum des Imports, und damit sind Suchen und Sortierfunktionen in Ordnern mit den Dokumenten der letzten Jahre obsolet.
Ja, genau das ist mir auch schon aufgefallen. Ich habe sogar das Scandatum bisher über Devonthink direkt in den Dateinamen schreiben lassen. Damit es für alle Zeiten einsehbar ist. Trotzdem hätte ich in der jeweiligen Datenbank trotzdem gerne das korrekte Datum eingetragen. Das ist so z.B. mit ecoDMS einfach nicht machbar. Jedenfalls habe ich keine Möglichkeit gefunden. Dachte erst, das würde mit ecoWorkz funktionieren. Aber das hat leider so wenig Konfigurationsmöglichkeiten, dass es schon fast lächerlich ist. Man erhält den Dateinamen als Bemerkung, aber das Datum bekommt man so leider nicht in die Datenbank.

2.) Export: ja, auch PaperOffice kann das Archiv schön exportieren, damit kommt man immerhin ein wenig aus dem Vendor-Lock raus. Aber: auch hier kann man keinen sinnvollen Dateinamen generieren - dabei wäre das mit Kreditor Tag Datum etc. so einfach, z.B. "Amazon Rechnung Spülmaschine 20211227.pdf" etc. ... also doch irgendwie Vendor-Lock.

Und das kann ich auch bestätigen. Lädt man nur eine Datei herunter, kann ecodms die Datei beliebig benennen. Exportiert man das ganze Archiv, kann man sich den kram wieder selber zurecht puzzeln...

Punkt zwei soll doch einfach verhindern, dass man seine Daten in eine andere Software migriert. Das wäre mit einer sauberen Ordnerstruktur und Klarnamen ja auch zu einfach...
 
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Bei unserem genutzten DMS wird das alles über die Beschlagwortung gelöst, Archivdatum, User, Bemerkung, etc
 

mfricke

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Bei unserem genutzten DMS wird das alles über die Beschlagwortung gelöst, Archivdatum, User, Bemerkung, etc
Verrätst Du auch welches genutzt wird?

Das Problem sind ja auch weniger die neu hinzukommenden Dokumente. Die werden halt entsprechend Klassifiziert. Sorgen macht mir eher die bestehende "Sammlung" von knapp 3500 PDF Dateien. Will ich die importieren, habe ich wenig Chancen.

Für ecodms habe ich die "P2 Tools" gefunden. Ist aber mit 300 Euro kein Schnäppchen für den Privatnutzer.
 
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Ist ein integriertes DMS unseres ERP Systems. Mir gings mehr um die Möglichkeit.
Bei einer Batch Verarbeitung können wir entweder den Dateinamen in Beschlagwortung splitten oder über entsprechende Funktionen auch die PDFs auslesen, wobei wir das derzeit nicht nutzen.

Die Metadaten der PDFs müssten ja auch auslesbar sein, hängt aber sicher vom genutzten DMS ab
 

mfricke

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Wenn man sich verschiedene DMS ansieht, kommt man auch nicht darauf, dass sowas simples wie die Extraktion von Elementen aus dem Dateinamen für die Beschlagwortung so ein Problem darstellt.
 

kt1

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Ich habe mir nun neben PaperOffice und ecoDMS 3 Systeme näher angeschaut: LogicalDOC, Office-n-PDF und OfficeManager.
Alle drei importieren ordentlich incl. Timestamp aus dem Dateidatum und können z.T. auch in eine Ordnerstruktur rausexportieren. Neben einer brauchbaren Suche kriegen alle auch eine Wiedervorlagefunktion hin.

- LogicalDOC ist webbasiert, hat eine mobile App und macht das schon alles am besten, aber der kostenlosen GPL-Version fehlen OCR und Massenimport - und der Import ist ja leider wichtig, und mit Tesseract betreiben ist wohl auch eher was für Könner (da kann ich besser bei synOCR auf der Synology bleiben). Die große Version aber kostet > 1000 EUR und Wartung rd. 500 pro Jahr. Da bin ich raus.

- Office-n-PDF ist mit 79 EUR preiswert (Updates 59 EUR, muss man nicht zwingend mitmachen), importiert mit Baumstruktur und Zeitstempel, exportiert mit Baumstruktur und Dateinamen. Prima ist die Vorschau auch von Nicht-PDF-Dokumenten incl. umfangreicher Annotationfunktion auf dem Vorschaubild. Nicht so schön: die Trefferliste einer Suche kann man offenbar (im Gegensatz zu Unterverzeichnissen) nicht ingesamt in der Detailansicht anschauen, mit 4K-Auflösung kommt das Teil nicht wirklich klar, keine mobile App - und eine Verzeichnisüberwachung geht nur über ein 200 EUR teures Watchdog-Modul. Zudem handelt es sich offenbar nicht mehr um die frühere 30 Jahre alte Softwarebude eines deutschen Entwicklers, sondern wurde ins Ausland verkauft. Muss nicht schlecht sein, aber sollte man vielleicht wissen.

- OfficeManager kostet 297,50 EUR, jährliche Updates rd. 100 EUR (muss man nicht zwingend mitmachen), hat kein Problem mit 4K, eine mobile App und kann auch Verzeichnisse überwachen. Hersteller scheint aus DE zu kommen. Hat Zusatzfunktionen wie zB Blockchain und macht eigentlich einen guten Eindruck. Aber: es zeigt kein Vorschaubild für Nicht-PDF-Dateien, arbeitet nur bedingt mit einer Baumstruktur, sondern mit "Projekten" und Unterprojekten. Damit kann man durchaus wie mit einem Verzeichnisbaum arbeiten, aber für den Import bedeutet das, dass man die Unterverzeichnisse vermutlich einzeln importieren muss, damit man sie analog der Baumstruktur dem richtigen (Unter-)Projekt zuordnen kann - das ist schon mehr Arbeit als bei den anderen. Der Export geht im ZIP-Format (ohne Baumstruktur!?), aber irgendwie legt OM die Dateien offenbar nicht nur in einer Datenbank, sondern (auch?) in einem simplen Verzeichnisbaum ab - einerseits für eine Exit-Strategie sympathisch, andererseits habe ich noch nicht raus, ob sie dort auch angemessen geschützt abgelegt sind (gegen unberechtigten Zugriff, Verschlüsselungstrojaner etc.).

Bei allen dreien gefallen mir die Suchergebnis-Listen bzw. inhaltliche Darstellung der Verzeichnisse deutlich besser/aufgeräumter als bei Paperoffice. Wenn PaperOffice allerdings in der Subscription ein Webinterface und mobilen Zugriff bereitstellen würde (steht wohl auf der Roadmap), gefiele mir das auch recht gut - wenn da nicht der miese Import (ohne Zeitstempel) und Export (ohne Dateinamen) wären.
Neben LogicalDOC macht OfficeManager den professionellsten Eindruck. Es gibt auch eine abgespeckte Version für Privatnutzer (Gonzales, 97 EUR), aber hier fehlen dann wieder Dinge wie OCR oder der Import. Den Import und Export macht Office-n-PDF dann doch besser.

Ob ich jetzt schlauer bin? Eine eindeutige Entscheidung habe ich noch nicht treffen können. Directory Opus mit Dateivorschau, den Flat-View-Ansichten auch von Unterverzeichnissen und der Volltextsuche über die (auf der Synology mit Tesseract OCR-bearbeiteten) Dateien ist zwar kein DMS, aber erfüllt auch fast alle meine Anforderungen an die Arbeit mit meinen Dokumenten, ohne Vendor-Lock-In.
Wahrscheinlich muss jeder die Vor- und Nachteile für sich selbst einschätzen ...
 

RedMoon

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- Office-n-PDF ist mit 79 EUR preiswert

Zudem handelt es sich offenbar nicht mehr um die frühere 30 Jahre alte Softwarebude eines deutschen Entwicklers, sondern wurde ins Ausland verkauft. Muss nicht schlecht sein, aber sollte man vielleicht wissen.
genau deswegen habe ich nach dem Kauf das Ding deinstalliert und die 79€ in den Sand gesetzt. Unglaublich unverschämte Hotline. Funktionen die versprochen wurden und plötzlich doch zusätzlich kosten sollen (Datenbankanbindung) usw. Der Laden ist ein xxxxladen. Besser Finger weg
 
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